Indemnités KMS, Frais d’hébergement
7 novembre 2018
Le déplacement de tout salarié donne lieu à une indemnisation sur la base des frais réels plafonnés dans les conditions fixées aux articles ci-après.
L’indemnisation du déplacement est fonction de sa nature, de sa durée et de sa destination.
Elle se compose :
- des frais réels plafonnés,
- d’indemnités de temps de route et heures de voyage,
- d’indemnités d’éloignement (pour l’étranger),
- de remboursement de frais de transport,
- d’une prime de déplacement à l’étranger (non cadre uniquement)
Pour les principales destinations fréquentées par le personnel SAE, la société établit des listes d’établissements hôteliers avec lesquels sont définis des conditions tarifaires préférentielles.
Les salariés sont tenus d’utiliser ces établissements.
Les remboursements sont alors effectués sur la base des tarifs obtenus par la Société.
Si, pour des raisons justifiées, le salarié ne peut utiliser ces établissements référencés par SAE, le remboursement s’effectue sur justificatif au réel plafonné.
Indemnités kilométriques
Indemnisation des frais réels plafonnés
Les frais d’hébergement et de repas que le salarié est amené à engager du fait de son déplacement en France Métropolitaine ou d’Outre-Mer et à l’étranger, sont remboursés, sur présentation de justificatifs, sur la base des frais réels plafonnés.
Ces remboursements suivent la décomposition (repas et hébergement) et la réglementation retenue par la Sécurité Sociale.
En France Métropolitaine
Le plafond, déterminé périodiquement, fait l’objet d’un barème avec une réactualisation sur le site Insite SAE et est identique pour le personnel collaborateur et le personnel cadre.
Il constitue un plafond de remboursement. En toutes circonstances les frais engagés doivent faire l’objet de justificatifs.
Le plafond « Repas », « Chambre + petit-déjeuner» sont appréciés événement par événement.
Toutefois dans la limite des plafonds journaliers, il est admis, pour les repas, une possibilité de cumul sur la journée, sans que cette souplesse puisse conduire à un remboursement du repas supérieur à 30% du plafond.
France métropolitaine ( > 04-2013)
Destination | Repas | Nuit (Chambre+ Petit-déjeuner) | Petit-déjeuner
*Jour du départ |
Région Parisienne | 25 € | 95 € | 7 € |
Province | 25 € | 75 € | 7 € |
N.B : Si un collaborateur est en déplacement avec son hiérarchique et s’il y a des dépenses hors plafond (ex : repas pris en commun (à l’exception de ce qui est nominatif, ex : chambre d’hôtel), c’est le hiérarchique qui règle les dépenses hors plafond et les remonte sur sa note de frais.
Si plusieurs collaborateurs partent ensemble en mission, chaque collaborateur paie les dépenses qu’il a engagées pour son compte (y compris par exemple, sa part des repas pris en commun) et établit sa note de frais en conséquence.
Si exceptionnellement un salarié est amené à rembourser des dépenses revenant nominativement à un autre collaborateur (hôtel, locations, titre de transport, repas…) il établit une note de frais séparée avec un processus de validation adapté via le hiérarchique de ce collaborateur.
En dehors de la France Métropolitaine
Le plafond d’indemnisation pour le déplacement Outre-Mer ou à l’étranger est déterminé en fonction du pays, et fait l’objet d’un barème établi périodiquement. Il est identique pour le personnel collaborateur et le personnel cadre.
A titre exceptionnel, le plafond d’indemnisation, tant pour les déplacements en France qu’à l’étranger, peut être dépassé, après accord de la Direction de l’Unité et dans des limites acceptables.
Cela peut être le cas lorsque le lieu de déplacement le justifie en raison de son caractère spécifique (par exemple : ville touristique incluant le déplacement, relations avec les clients, impossibilité vérifiée par la société de retenir pour le salarié un hôtel dans les conditions du plafond).
Enfin, si le salarié est amené à engager, sur accord préalable de l’employeur, notamment dans les premiers jours de déplacement, des frais spécifiques tels que les frais de réception, téléphone, affranchissement, blanchisserie, etc… , il en obtient le remboursement sur justificatifs.
Ces frais doivent rester dans des limites raisonnables.